Bab 7. Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1.     Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2.    Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3.    Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

4.    Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W).

5.    Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

Unsur-unsur Komunikasi

a.    Sumber
Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

b.    Komunikator
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

-      Penampilan
Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan. Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan, waktu dan tempat.

-      Penguasaan masalah
Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul- betul menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka setelah proses komunikasi berlangsung akan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu sendiri yang akan menghambat terhadap efektivitas komunikasi.

-      Penguasaan bahasa
Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Bahasa ini adalah bahasa yang digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan- pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience.

c.    Pesan
Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti pesan yang sebenarnya menjadi pengarah di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat secara panjang lebar mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi itu.

d.    Channel/ Saluran
Channel adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi, contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk komunikasi massa, misalnya televisi.

e.    Komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu:

1)    Personal

2)   Kelompok

3)   Massa

Dari segi sasarannya, komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa.

f.    Efek
Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku orang lain itu sesuai, maka komunikasi berhasil.

g.    Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi

1.     Empat tahap proses komunikasi menurut Cutlip dan Center, yaitu:

-      Pengumpulan fakta

-      Perencanaan

-      Komunikasi

-      Evaluasi

2.    Prosedur mencapai effect yang dikehendaki menurut Wilbur Schraam, yaitu:

-      Attention (perhatian)

-      Interest (Kepentingan)

-      Desire (Keinginan)

-      Decision (Keputusan)

-      Action (Tindakan)

Menyalurkan Ide Melalui Konunikasi

Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk menyelesaikan masalah nya.

·         Tahapan-tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi:

-      Ide (gagasan)

Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

-      Penyaluran (Transmitting)

Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

-      Tindakan

Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

-      Pengertian

Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

-      Penerimaan

Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

Hambatan-hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi:

1.     Hambatan dari proses komunikasi

-      Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

-      Hambatan dalam penyandian/symbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

-      Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

-      Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

-      Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

-      Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.    Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain-lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.    Hambatan Semantik

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4.    Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi:

·         Dari segi sifatnya:

-      Komunikasi Lisan

komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara

contoh: presentasi

-      Komunikasi Tertulis

komunikasi melalui tulisan

contoh: email

-      Komunikasi Verbal

komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan

contoh: curhat

-      Komunikasi Non Verbal

komunikasi yang tidak dibicarakan (tersirat)

contoh: seseorang yang nervous (gemetar)

·         Dari segi arahnya:

-      Komunikasi Ke atas

komunikasi dari bawahan ke atasan

-      Komunikasi Ke bawah

komunikasi dari atasan ke bawahan

-      Komunikasi Horizontal

komunikasi ke sesama manusia/setingkat

-      Komunikasi Satu Arah

pemberitahuan gempa melalui BMKG (tanpa ada timbal balik)

-      Komunikasi Dua Arah

berbicara dengan adanya timbal balik/saling berkomunikasi